Die EVA-Komponenten
Die E-Verwaltungsarbeit umfasst drei Komponenten: die E-Akte als digitalen Aktenschrank, die E-Laufmappe als Workflowkomponente für Geschäftsprozesse und das Ersetzende Scannen zur Digitalisierung des Posteingangs.
E-AKTE
E-Akte: Mach‘s gut Aktenschrank, wir machen‘s besser.
Video: E-Akte Imagefilm
Das effiziente Ablagesystem von heute – einfach, einheitlich, benutzerfreundlich.
Was ist die E-Akte?
Mit der E-Akte wird die Aktenführung ganz einfach. Alle Dokumente lassen sich in der digitalen Ablage unkompliziert Akten und Vorgängen zuordnen, mit Stichworten und zusätzlichen Informationen versehen und auf diese Weise schnell wiederfinden und bearbeiten. Dabei werden auch Zwischenstände in der Bearbeitung und Zeichnungsinformationen revisionssicher dokumentiert. Einfach, einheitlich, benutzerfreundlich – das effiziente Ablagesystem von heute.
Welche Vorteile hat die E-Akte?
- Windows Explorer-Integration für eine einfache und intuitive Bedienung
- Übersichtliches Ablagesystem mit umfangreicher Suchfunktion
- Medienbruchfreies Arbeiten durch Anbindung an die E-Laufmappe
- Einheitlicher Landesstandard für den Austausch der Akten zwischen verschiedenen Behörden
- Mehr Nachhaltigkeit durch papierlose Büros
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
- Barrierefreie Bedienbarkeit
- Jederzeit von überall aufrufbar
E-Akte – einfach erklärt!
Video: E-Akte Erklärfilm
E-Laufmappe
E-Laufmappe: Suchen Sie noch oder zeichnen Sie schon?
Video: E-Laufmappe Imagefilm
So funktionieren digitale Prozesse in der Verwaltung – intuitiv, mobil, schnell.
Was ist die E-Laufmappe?
Die E-Laufmappe ist ein weiterer zentraler Baustein für medienbruchfreie E-Government-Dienstleistungen. Mit der E-Laufmappe können Geschäftsvorgänge jetzt digital in der Behörde bearbeitet und abgestimmt werden. In der Anwendung ist sofort erkennbar, bei wem ein Vorgang liegt und welchen Bearbeitungsstand er hat. So können Geschäftsvorgänge von Kolleginnen und Kollegen mit wenigen Klicks erstellt und einfach bearbeitet werden. Intuitiv, mobil, schnell – so funktionieren digitale Prozesse in der Verwaltung.
Welche Vorteile hat die E-Laufmappe?
- Versand und Zeichnung von lokalen Dokumenten und Dokumenten aus der E-Akte
- Dokumentenbearbeitung direkt in der E-Laufmappe
- Integration in die E-Mail-Software für eine einfache und intuitive Bedienung
- Mobiles Arbeiten per Web-Client
- Prozesse werden digital und transparent
- Behördenübergreifende Zusammenarbeit
- Barrierefreie Bedienbarkeit
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
E-Laufmappe – einfach erklärt!
Video: E-Laufmappe Erklärfilm
ERSETZENDES SCANNEN
Ersetzendes Scannen: Ihre Post direkt auf dem Schirm!
Video: Ersetzendes Scannen Imagefilm
Der Postweg von analog zu digital – sicher, verlässlich, zertifiziert.
Was ist Ersetzendes Scannen?
Im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit werden im Land NRW Scanstellen betrieben, die den gesamten Posteingang der Behörden zentral digitalisieren. Die eingehende Post wird ersetzend gescannt, d.h. die Papieroriginale können mit wenigen Ausnahmen nach dem Digitalisieren vernichtet werden und die Post wird ausschließlich digital weiter verarbeitet. Zur Gewährleistung der Rechtssicherheit arbeiten die Scanstellen gemäß der technischen Richtlinie TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). In der Scanstelle Düsseldorf-Nord wird seit März 2022 täglich die Post aller Ministerien in Düsseldorf und vieler nachgeordneter Behörden gescannt. Der Rollout weiterer Behörden ist in vollem Gange. Zur Erweiterung der Scankapazität und Ausfallsicherung baut IT.NRW aktuell eine zweite zentrale Scanstelle auf. Sicher, verlässlich, zertifiziert – der Postweg von analog zu digital.
Welche Vorteile hat das Ersetzende Scannen?
- Posteingangsscan: Statt Papierpost werden Empfängerinnen und Empfängern E-Postmappen mit pdf-Dokumenten zugestellt.
- Qualifiziert elektronisch signierte Dokumente schließen unerkannte nachträgliche Manipulationen aus.
- In den Scanstellen kann vom Standardbrief bis zum Bauplan in DIN A0 alles gescannt werden.
- Dokumente können in der E-Akte ablegt oder in der E-Laufmappe für Abstimmungsprozesse versendet werden.
- Automatische Texterkennung ermöglicht die Durchsuchbarkeit der digitalen Dokumente.
- Eine Verbesserung der Barrierefreiheit der Digitalisate durch weitere Funktionen wie die Erkennung von Dokumentstruktur, Schlagwörtern und Überschriften befindet sich aktuell in Umsetzung.
